Aviso de Privacidade

Ao abrigo do Regulamento Geral sobre a Protecção de Dados (Regulamento (UE) 2016/679, RGPD), a mesma organização pode desempenhar papéis diferentes conforme os dados que trata e a finalidade. A DECIMA desempenha dois:

• Como responsável pelo tratamento — relativamente aos dados pessoais das pessoas que usam a DECIMA directamente: titulares de contas, potenciais clientes, visitantes do site e contactos de facturação. Decidimos porque e como estes dados são tratados, e é este Aviso que os rege.
• Como subcontratante (data processor) — relativamente ao conteúdo que os clientes carregam para a plataforma ou nela ligam (emails, contratos, relatórios, actas e outros registos), que pode conter dados pessoais sobre colaboradores, clientes, fornecedores e terceiros do próprio cliente. Aqui, o cliente é o responsável pelo tratamento e a DECIMA trata os dados apenas segundo instruções documentadas do cliente. Esta relação é regida por um Acordo de Tratamento de Dados (DPA) autónomo, não por este Aviso. A secção 05 resume como funciona e para onde encaminhar pedidos.

“Dados pessoais” significa qualquer informação que o identifique como indivíduo ou que diga respeito a um indivíduo identificável. No nosso papel de responsável, podemos recolher:

• Conta e identidade — nome, email profissional, cargo, organização e credenciais de autenticação (as palavras-passe são guardadas apenas em forma de hash).
• Facturação e financeiros — contacto e endereço de facturação, NIF ou equivalente, plano de subscrição e registos de pagamento. Os dados de cartão são tratados directamente pelo prestador de pagamentos e não são guardados pela DECIMA.
• Utilização e técnica — endereço IP, navegador e dispositivo, registos de acesso e informação sobre a interacção com a plataforma e o site, incluindo via cookies.
• Comunicações — registos de correspondência por email, suporte, conversas comerciais, demonstrações e reuniões.
• Marketing — contactos, preferências de comunicação e estado de subscrição de newsletter.
• Prospecção e pedidos — informação submetida através do site ou de pedidos de demonstração antes de se tornar cliente.

Não recolhemos intencionalmente categorias especiais de dados pessoais (saúde, origem étnica, opiniões políticas, entre outras) no nosso papel de responsável.

• Interacção directa — criação de conta, pedidos de demonstração, contactos e acordos de subscrição.
• Utilização da plataforma — actividade na DECIMA, incluindo registos e utilização de funcionalidades gerados enquanto trabalha.
• Site e serviços digitais — navegação, incluindo cookies, ferramentas de análise e tecnologias similares.
• Terceiros — referências, parceiros ou revendedores envolvidos em lhe apresentar a DECIMA.

Partilhamos dados pessoais apenas por necessidade de conhecimento, com as seguintes categorias de destinatários:

• Subcontratantes que apoiam a operação da plataforma:
  • alojamento e base de dados;
  • prestadores de IA / modelos de linguagem usados para extrair e estruturar informação (secção 06);
  • pagamentos e facturação;
  • email, comunicações e apoio ao cliente;
  • análise.
• Consultores profissionais — contabilistas, advogados e auditores, quando necessário.
• Autoridades públicas — quando exigido por lei aplicável.

Mantemos uma lista actualizada de subcontratantes nominados, disponível a pedido e referenciada no Acordo de Tratamento de Dados. Contratamos subcontratantes através de contratos escritos que exigem a protecção dos dados pessoais e o tratamento apenas na medida necessária. Não vendemos dados pessoais e não os partilhamos para marketing de terceiros sem consentimento explícito.

Quando um cliente usa a DECIMA, carrega ou liga conteúdo como emails, PDFs, contratos, relatórios e actas (“Conteúdo do Cliente”). Este pode conter dados pessoais sobre colaboradores, clientes, fornecedores e terceiros do próprio cliente.

• O cliente é o responsável pelo tratamento e a DECIMA é a subcontratante, actuando apenas segundo instruções documentadas.
• Esta relação é regida por um Acordo de Tratamento de Dados (DPA) celebrado com o cliente, não por este Aviso.
• Não usamos o Conteúdo do Cliente para fins próprios e não o vendemos.
• Não usamos o Conteúdo do Cliente para treinar modelos de IA, e contratamos os subcontratantes de IA de forma a que também não o usem para treinar os seus modelos. [A confirmar contra os termos dos subcontratantes antes de publicar.]
• O princípio de desenho da DECIMA: cada claim extraída permanece rastreável à evidência de origem, e nada é inferido do silêncio — a extracção não inventa dados pessoais que não existam na fonte.

Se é um indivíduo cujos dados aparecem no Conteúdo do Cliente (por exemplo, é mencionado num documento detido por uma organização que usa a DECIMA), a organização — e não a DECIMA — é a responsável por esses dados. Dirija os seus pedidos a essa organização; apoiaremos os nossos clientes na resposta, conforme o DPA.

A DECIMA usa tratamento automatizado, incluindo modelos de linguagem, para ler conteúdo e extrair informação estruturada como claims, entidades, obrigações e relações. Este tratamento:

• estrutura e revela informação que já existe no conteúdo; não toma decisões com efeitos jurídicos ou significativos sobre indivíduos;
• quando aplicado ao Conteúdo do Cliente, opera por instruções do cliente (secção 05);
• preserva a proveniência, de modo a que os resultados extraídos permaneçam ligados à evidência de origem.

Ao abrigo do RGPD e da Lei n.º 58/2019, tem os direitos de acesso, rectificação, apagamento, limitação, portabilidade e oposição, e o direito de retirar o consentimento a qualquer momento.

Para exercer qualquer destes direitos relativamente a dados cujo responsável é a DECIMA, contacte-nos em [email de privacidade — a confirmar]. Responderemos no prazo de um mês. Para dados contidos no Conteúdo do Cliente, a DECIMA é subcontratante — contacte a organização responsável (secção 05).

Tem também o direito de apresentar queixa à Comissão Nacional de Protecção de Dados (CNPD), www.cnpd.pt, ou à autoridade de supervisão do seu país de residência.

• Dados de conta — pela duração da relação e um período limitado após o seu termo.
• Facturação e financeiros — pelo mínimo exigido pela lei fiscal portuguesa (actualmente 10 anos).
• Conteúdo do Cliente — pelo período definido no acordo de cliente e no DPA; apagado ou devolvido no termo, segundo instruções.
• Marketing — até retirar o consentimento ou cancelar a subscrição.
• Registos técnicos — por um período limitado, adequado a segurança e diagnóstico.

Implementamos medidas técnicas e organizativas adequadas contra acesso, alteração, divulgação ou destruição não autorizados: comunicações encriptadas, controlos de acesso, permissões por papéis, alojamento seguro e revisões de segurança regulares.

Nenhum sistema pode ser garantido como 100% seguro. Se considerar que a sua interacção connosco deixou de ser segura, contacte-nos em [email de segurança/privacidade — a confirmar].

Os seus dados e o Conteúdo do Cliente podem ser tratados fora do Espaço Económico Europeu — por exemplo, onde operem os subcontratantes de alojamento ou de IA. Aplicamos então salvaguardas adequadas nos termos do RGPD: decisões de adequação, cláusulas contratuais-tipo (CCT) ou outros mecanismos legalmente reconhecidos.

O site usa cookies e tecnologias similares para funcionar, analisar a utilização e melhorar o serviço. Nos termos da Directiva ePrivacy (2002/58/CE), transposta pela Lei n.º 41/2004, obtemos consentimento antes de cookies não essenciais. Detalhes na Política de Cookies.

Podemos actualizar este aviso periodicamente. A data de “Última actualização” indica a revisão mais recente; as alterações produzem efeito aquando da publicação.

[Entidade legal DECIMA — a confirmar] é a responsável pelo tratamento dos dados descritos neste Aviso.

DECIMA
[Sede — a confirmar]
[NIF — a confirmar]
[Email de contacto — a confirmar]